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人力资源术语术语

人力资源管理和员工福利条款词汇表

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形式I-9

表格I-9的用途是什么?

形式I-9, or Employment Eligibility Verification, legally confirms a person’s eligibility to work in the U.S. An enactment of the Immigration Reform and Control Act requires that employers use Form I-9 to confirm that employees are who they say they are and eligible for employment.

谁需要填写I-9表格?

在批准雇佣之前,新员工和雇主必须填写表格I-9。每个新员工都需要提供证明其身份和就业资格的文件。每个雇主都应该检查这些文件并确认其有效性。新员工需要填写并提交他们的表格以及所需的文件不迟于他们第一天上班

有三个常规列表列表A,LIST B和LIST C-概述了证明身份和雇佣资格所需的文档。

列出A.需要验证身份和雇佣授权的文档。这些文件的常用形式包括:

  • 美国护照

  • 美国公民证书(表格N-560或N-561)

  • 入籍证明书(表格N-550或N-570)

  • 未过期的临时居民卡(表格I-688)

在列出文件不可用的情况下,员工将不得不向其他其他人呈现出证明身份证明,另一个用于就业资格证明。

列出B.涉及验证身份的文档。清单B文件的一般格式如下:

  • 由州、联邦或地方政府机构/机构颁发的驾照或身份证

  • 学校身份证与照片

  • 选民登记卡

  • 美国军队或征兵卡

列出C.概述确定就业资格的文件。C类清单文件的常见类型包括:

  • 社会保障管理局发布的美国社会保障卡(SSA)

  • 出生证明的原始或认证副本。这必须由国家,县,市政当局或美国偏离拥有。

  • 国务院签发的国外出生证明(表FS-545或表DS-1350)

  • 美国公民身份证(表格I-197)

一些个人,如外国学生或交流访问者,应提交额外的文件,以验证其在美国的工作授权。这些规范在美国公民和移民服务网站

员工每年都要填写新表格I-9吗?

员工每年不必填写新的I-9。在其就业授权文件已过期时,他们只需要审视其表格。这一尊重应不迟于工作授权的到期日期。

如果他们的法律名称已更改或重新雇用,雇主可以选择在第3节中更新员工的I-9三年内表格最初完成的日期。但是,这不是一个要求。

雇主用I-9表格做什么?

雇员提交表格I-9后,雇主必须填写并签署表格第2节三个工作日内新雇用的第一天工作。法律要求雇主检查提供的文件,以确保其符合表格上列出的内容并有效。

雇主可以用电子方式或纸或微杂物/微细胞存储这些形式。

I-9表格是否过期?

虽然这些表格没有给出正式的到期日期,但雇主被要求保留表格I-9至少一段时间自聘用之日起计三年或者在雇员不再雇用雇员后一年(以稍后为准)。

表格I-9能被电子存储吗?

形式I-9可以通过电子方式存储或电子验证,以使其可由政府官员进行检查。电子验证是一个基于Web的系统,允许注册雇主确认其新员工的身份和就业资格。它以电子方式与SSA和国土安全部(DHS)提供的记录相匹配。

雇主必须确保这些表格以电子官员为电子方式进行检查三个工作日内从最初要求表格的日期。

你能在没有社会安全号码的情况下进行电子验证吗?

如果没有员工的社会安全号码(SSN),雇主无法通过电子验证。如果员工申请但尚未收到他们的SSN,雇主必须在I-9表格上注意到这一点并将其放在一边。在此期间,应允许员工工作。一旦其SSN提供,雇主可以继续进行电子验证过程。

如果你躺在I-9表格上会发生什么?

撒谎I-9表格是民事和刑事违规行为的行为。提供虚假信息的雇主可以进行:

  • 民事罚款和/或刑事处罚

  • 排除政府合同

  • 法庭命令

没有I-9表格的惩罚是什么?

未能提交I-9表格的员工可以面临终止。未能提供I-9表格的雇主可以在任何地方罚款230美元到2292美元每次违规。那些故意雇用并继续雇用不提交表格的个人的人可以从每次违规的573美元到20,130美元中缴付。

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