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人力资源术语汇编

人力资源管理和员工福利术语汇编

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行动项目

什么是行动项目?

简单地说,行动项目是一项特定的任务,它被有意地精心设计,以便及时完成。一个操作项目:

  • 是明确、具体的职责吗

  • 以定义动词开头(例如:appoint, assemble, decide, evaluate, present, test等)

  • 是否经常在会议环境中达成一致

  • 分配给某个员工或某个员工团队

  • 被列在待办事项清单上

  • 不能被分解成更小的任务

  • 包括相关的细节

  • 必须在指定截止日期前完成

  • 是否有特定的期望结果

  • 使组织或团队朝向项目的完成或重要目标的实现

为什么行动项目很重要?

行动项目很重要,因为它们是实现目标所必须采取的步骤。没有行动项目,员工从需要完成的主要工作中偏离是很常见的。然而,行动项目让员工专注于任务。没有他们,会议就毫无意义,因为员工离开时不清楚自己应该做什么。

行动项目通常是在会议中一起商定并分配的。在这种类型的设置中,行动道具非常有益,因为它们:

  • 明确会议的目的

  • 提高与会者的参与水平

  • 澄清手头的问题

  • 设定一个重点和方向

  • 授权他人采取行动

  • 提高个人和团队的生产力

  • 建立优先级

  • 坚持的承诺

  • 沟通的期望

  • 提醒经理承认员工的努力

  • 帮助巩固会议的关键要点

行动项目vs.任务

当涉及到一个行动项目和一个任务时,有一些关键的区别并不明显。上面定义了操作项,所以现在让我们看看任务的定义。

一个任务是可扩展的,包含各种各样的小行动项目,如果要完成完整的任务,这些项目必须首先完成。

以下是行动项目与任务的例子:

  • 任务:向美林兄弟推销美林项目。

  • 操作项:

    • 今天下午3点拜访Frank Merrill,在下周四设定演示时间。

    • 让德怀特预订会议室。

    • 收集最终2021年的预计收入统计数据,并将其上传到客户的文件。

    • 让雪莉这周五前校对演示幻灯片。

    • 与营销团队约好周一上午9点练习推介。

    • 让麦克·哈利斯科在周一批准最后的报告。

正如你所看到的,行动项目的目的是推进更一般的任务,而不是成为最终的任务本身。

如何在会议记录中记录行动事项

为了有效地在会议记录中写下行动项目,在输入行动项目大纲时,请遵循以下三条指导原则:

  1. 在这一页的顶部写下一个目标。

  2. 回顾满足目标所需的任务。

  3. 将任务分解成具体的行动项目,具体内容如下:

    1. 负责采取行动的员工

    2. 已完成行动项的截止日期

    3. 任何适用的细节,如联系人、文件名和需要注意的事项

    4. 应如何(向谁)报告已完成的行动项目

    5. 清单上的下一个行动项目

在会议记录中写下行动项目是很有帮助的,因为它可以把所有的东西放在一个地方,以备将来参考,作为完成工作的起点,并推动团队的生产力。

你如何跟进行动项目?

跟进行动项目需要详细的笔记,持续的沟通努力,以及大量的奉献。然而,当选择、概述、标准化和维护一种方法时,可以简化对行动项目的每个方面的跟踪。有了一致性,成功的实施才是最终的结果。

实现这一点的一种方法是使用一个集中式的协作管理系统,该系统允许记录、跟踪和检查操作项。此类软件还应能够:

  • 与其他生产力应用程序集成

  • 根据不同的偏好(截止日期、员工、优先级等)组织行动项目

  • 做详细的笔记

  • 向团队成员发送提醒信息

  • 鼓励员工和上级之间的沟通

  • 把评论

  • 展示一系列的行动项目和任务,以及它们如何符合一个或多个目标

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