性能与文化 10分钟

管理远程员工的最佳实践

2018年9月26日
Updated 5月5日,2020年5月5日

你知道堂兄多年来还没有说过吗?这不是因为你不喜欢她 - 你刚从彼此搬走并失去触摸。一个月没有接触转变为六个月,然后一年,很快你意识到你没有任何线索她已经做了什么。幸运的是,无论电话或家庭团聚之间多长时间,你的堂兄将永远是你的堂兄。

远程工作的人就不能这样说了。如果管理远程员工的最佳实践在您的组织中失效,远程员工可能只需要几天时间就会感到被忽视和不投入。

当您考虑到远程工作者时,这就变得更加重要成为劳动力中更重要的一部分一年又一年。根据SHRM公司在美国,超过40%的组织在2019年提供兼职远程办公,而2018年这一比例仅为5%。临时通勤和全职远程办公也很受欢迎,其中69%的组织提供了前者,超过25%的组织提供了后者。

无论您的组织有500名或500名远程工作人员,重要的是要学会如何有效地管理它们,防止脱离。当您实施和维护远程员工最佳实践时,您可以使您的声誉成长为一个伟大的工作场所,吸引来自世界各地的顶尖候选人,并保留您的远程团队中已经拥有的优秀人才。

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如何管理远程员工

管理远程员工归结为两个元素:连接和协作。如果可以的话帮助您的非现场员工感受到联系与团队的其他成员合作,并在重要的项目上找到合作的机会,那么你就做对了。如果你认为你的一些远程团队成员可能在挣扎,你知道首先要检查什么:他们是否有联系?他们在合作吗?

个人关系

在工作中的积极关系是建立和维持高员工参与的关键成分。实际上,盖洛普发现在工作可以提高订婚。例如,63%的妇女强烈同意他们在工作报告中有一位最好的朋友感到盛行的妇女,只有29%的女性。超越数字,盖洛普解释了为什么在工作中的友谊和个人联系真的很重要:

我们醒着的时间花在工作上的时间比呆在家里的时间要多,所以我们想和团队成员建立联系是很自然的事。我们希望工作是有价值的,有信任的知己和支持者有助于培养这种感觉。当我们需要赞美和同情我们的个人和职业生活时,我们会去找工作上的朋友。如果没有这种发泄渠道,工作可能会显得孤独和孤立。它缺少附件。我们可能喜欢我们所做的,我们可能每天都在使用我们的天赋和力量,但我们可能没有充分的精力或动力去全身心地投入到我们的角色中。

对于偏远工人来说,他们与同事的人互动较少的事实使得建立这些联系和友谊更为重要。与此同时,与同事休闲互动的有限机会意味着创造和维护这些关系需要更加有意识的努力。没有管理人员,团队成员,甚至是组织的领导者,努力促进与远程员工的关系,这对这些工人感到孤立和遗漏的人来说太容易了。

研究发表在哈佛商业评论上结果显示,远程员工比现场员工更容易担心同事在背后说他们坏话,在没有事先告诉他们的情况下对项目做出改变,游说反对他们,以及不争取他们的优先事项。

远程员工感到被冷落和被联合起来

在同事之间建立一种培养开放、积极友谊的文化有助于消除困扰许多远程员工的一些顾虑。

团队协作

除了个人联系之外,远程员工需要通过协作感受到与组织的专业联系。有些合作发生在预定的会议或正式的头脑风暴会议上,但大多数合作发生在正式会议之外的有机的、非正式的对话中。这种非正式的交流与增加一组生产力-但远程员工更难参与这种沟通。

如果团队没有努力与他们的非现场同事合作和沟通,他们可能会在未咨询应该参与的每个人的情况下移动决策和项目,然后将偏远工人疑虑和怀疑喂养。Aha的首席执行官布莱恩•德•哈弗(Brian de Haff)说明了这是多么容易发生:“需要立即出现问题和行动。公司领导人将办公室团队聚集在一起并分享计划。每个人都在前进,忙碌。但没有人告诉偏远的人。要么因为球队根本忘了或不想花时间伸出去。“

这不仅会让那些远程员工感到不那么了解情况和受到赞赏,而且您的组织可能会错过宝贵的投入和专业知识。正是在这些快速决策和项目突破的时刻,你应该坚持远程工作最佳实践,并注意让远程团队成员参与进来。这样做似乎很有挑战性,但使用正确的策略和工具是可行的(也是值得的)。

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管理远程员工的策略和工具

既然我们已经准备好了核心元素,那就让我们开始讨论细节吧。远程工作者的最佳实践是什么?什么样的工具、技术和策略将使您的组织走上成功之路管理远程员工?我们邀请了几位在家工作的竹帮成员,分享了他们分享的一些见解。

使用视频和电话

“我已经要求我的团队成员在每一个内都有他们的相机团队会议每1:1次会议。在你谈话时能够看到对方的事情让它在其实在同一个房间里感到更近。“-ROB,Creative.

“尽可能使用呼叫或视频聊天而不是电子邮件和消息。通过电话迅速沟通一些东西是更容易的视频会议. 没有它,你就失去了很多语境和别人实时说话的基调。”—Anna,Partner Marketing

反应迅速,随叫随到

”的东西使同事之间的距离感觉到距离就是沟通的滞后。如果我给住在几个小时之外的人发信息,他们几个小时都没有回复,我会希望我们在同一个房间工作,这样我们就不用处理这个问题了。但如果每次我给他们发信息,他们都会立即回复,那就好像我们都在办公室一样。——凯兰,客户体验

提供面对面的会议机会

“我的经理是一个偏僻的员工,正好住在附近,所以我们可以一起吃午饭或参加不同的活动。我们每个月也会和住在该地区的其他BambooHR remote员工共进午餐

“每年两次的全体会议对于保持联系来说是巨大的。当我在那里的时候,我建立和加强了很多关系,而且以后远程维持这些关系也更容易。“-Kelsie,有创造力

举办会议

“让远程员工参加会议也是一件大事。确保麦克风工作良好,摄像头角度良好,并要求远程员工做出回应,这将大有帮助。”—Greg,Marketing

员工发短信

守卫

“对我来说,每天早上的站立会议是一种很好的检查方式。我的经理试图与我同步讨论正在进行的(讨论),因为我不在办公室,所以我可能没有意识到这些讨论。——产品开发部的jason

使人际关系

“我试着在不同的会议(小组或一对一)上时不时地抽出一些时间来讨论工作之外的生活。这有助于我在不在办公室的情况下与团队保持联系。”—产品开发部杰森

“我发现幽默是人们沟通的好方法。可笑的礼物、笑话等有助于使事情活跃起来,当人们相互加入时,他们自然会感觉到更多的联系。”—Kellan,Customer Experience

让远程团队成员参与进来

“将流程落实到位,以便于远程员工参与的方式管理项目。因为不在办公室,你很难感觉自己被遗漏了

“有时候我认为当我认为我可能被遗弃因为没有身体而被遗漏时,我必须进入循环。我的经理和团队成员也努力将我拉到我应该成为一部分的对话,这有助于很多。“- jason,产品开发

远程工作最佳实践

试图跟踪您可以帮助远程团队的所有方法?为了让事情变得简单,我们整理了一张清单:

工具

  • 聊天和协作工具(Google Hangouts、Slack等)
  • 视频通话
  • 屏幕共享
  • 项目管理系统(Asana、Wrike等)
  • 自动化新员工培训软件
  • 人力资源软件与员工自助服务
  • 表彰奖励制度
  • 查看更多工具在这里。
这是我们在家里工作的40个基本工具的指南。你有多少?

策略

  • 培训远程工作人员如何在家工作更有效(例如,我们为远程员工提供电子学习课程、在线培训文档和视频)
  • 允许远程工作者拥有或领导协作项目
  • 尽可能使用电话和视频通话(打开摄像机)
  • 培训员工在办公室内外给予每个人认可
  • 主持全手,定期的公司活动
  • 在偏远工人举行行政领导地位,举行问答问题
  • 创建一个远程工作的政策为不进办公室的员工(即远程工作人员)建立遵从性,并设置指导方针和期望
  • 邮寄卡片、信件或包裹
  • 经常定期地与同事沟通(每日单口谈话,每周一对一交流等)。
  • 提供偏远工人的渠道提供反馈发送给组织(例如,我们设置了一个专用的电子邮件地址来接收远程员工反馈)
  • 继续做虚拟团队建设活动加强团队的凝聚力
员工在家工作

为远程员工创造一个伟大的工作场所

您的偏远工人有可能令人难以置信的生产力,创造力,创新和性能。但如果您的组织不学习如何管理远程员工,他们可能会在其他地方采取技能和专业知识。

随着远程工作越来越普遍,您的组织不能等到明天再学习和开发远程工作者最佳实践。今天就要开始了。好消息是,这些建议中没有多少需要全面、昂贵的修改。总的来说,为远程员工创造一个很好的工作场所,归根结底是一种观念上的转变和愿意付出额外努力的意愿。

在跳上视频通话时,走出与某人聊天的方式,或者持有定期检查可能会在开始时感觉有点不自然,远程和现场员工很快就会学习在没有的情况下相互连接和协作第二次思考 - 无论他们在哪里都在哪里。

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托里菲卡
高级撰稿人

Tori Fica是Spabouphr的文章,中小型企业的领先人力资源软件解决方案。通过研究,分析和写作,她创造了内容,以帮助人力资源专业人士思考和计划更具战略性。她的焦点是采取复杂的想法和深入研究,并将它们变成清晰,可消化的内容。