人力资源的见解 5分钟

2020年人力资源人员必须具备的7项软技能

2018年12月15日
2020年4月15日更新

人力资源人员在开发一个积极的企业文化以及提高员工的工作效率,这两者对企业的成功都很重要。他们在管理和发展一个组织的员工中起着至关重要的作用。作为一名人力资源人员,要成功履行职责,你需要具备某些技能。

这些技能分为两类:硬技能软技能

在本文中,我们将探讨硬技能和软技能之间的区别,然后,我们将集中讨论人力资源人员在2020年应该具备的7项软技能,这些技能可以帮助他们在组织中有效地履行职责。

软技能和硬技能的区别

硬技能是可以教的能力。这些技能很容易衡量或量化。硬技能可以在课堂上学习,或者通过书籍、培训材料(比如网络研讨会和在线课程)学习,也可以在工作中获得。

当你申请一份工作时,你的硬技能通常是雇主或招聘人员决定你是否适合这个职位的依据。你在求职信或简历中列出的就是这些技能。硬技能的例子有:

  • 冲突管理和解决
  • 精通一门外语
  • 计算机编程
  • 产品知识
  • 学位或证书
  • 打字速度
  • 营销技巧
  • 放血

与硬技能不同,软技能不容易量化。它们是主观技能,可以被称为人际关系技巧人际交往能力.软技能并不是任何工作所独有的能力,相反,它们决定了你与他人沟通、联系和互动的好坏。

虽然你的硬技能可能会让你得到这份工作,但软技能是让你成为一个好员工的特质。尽管软技能可能很难衡量,但它们仍然是你作为一名成功的人力资源人员所不可或缺的。

软技能的重要性

人力资源人员每天与员工打交道。他们负责处理员工关系、福利、工资和培训。软技能能提高你解决员工冲突的能力,使你的生产力最大化,还能让你与同事的关系更牢固。另一方面,软技能的缺乏会限制你履行职责的能力。

通过培养良好的组织技能、沟通能力、强大的领导能力和团队合作,你不仅能有效地履行你的职责,还能通过改善你与他人的互动和联系,对你的个人生活产生积极的影响。

现在,让我们来看看人力资源人员应该具备的7项软技能。

软技能1:沟通

正确的沟通能力是人力资源人员应该具备的一项基本技能。人力资源部门的角色之一是管理人员,这是离不开互动的。为了有效地互动,语言和非语言交流都是必要的。

每一次通信都至少包括一个发送者、一条信息和一个接收者。有效和明确的沟通是困难的,因为人们忽视了很多东西。这些因素包括情感线索、交流媒介、文化情境,甚至地点。

在很多情况下,成为一个有效的沟通者可以帮助你解决问题,或者从一开始就阻止问题的发生。例如,招聘新员工时,沟通技巧是至关重要的。通过问正确的问题,你就能判断出哪个候选人适合这份工作。

如何成为一个更好的沟通者

任何成功关系(无论是私人关系还是工作关系)的关键是知道如何有效沟通。无论你是在解决工作中的冲突,倾听员工的抱怨,面试候选人,知道如何表达你的想法——以及倾听他人——都是非常重要的。

仅仅因为你在和某人说话并不意味着你在交流。

实践积极倾听

你需要积极地倾听对方在说什么。进入对话不仅仅是为了回答,也是为了理解.如果你没有密切注意对方在说什么,你就无法有效地回应。

注意身体语言

读懂对方的肢体语言是很重要的。注意身体暗示会帮助你理解如何推动谈话。

这个人在打哈欠吗?这可能意味着他/她厌倦了或累了。

这个人是坐立不安还是在冒汗?这可能意味着紧张。

一个人交叉双手可能意味着他们不接受你的信息。

注意你的交流伙伴的肢体语言会帮助你进行富有成效的对话。例如,如果那个人双手合十,你可以问:“你不同意我说的吗?”这将确保你有一个富有成效的对话,对双方都有利。

问问题

问问题是很重要的。这不仅能向你的交流伙伴表明你在认真听,还能确保你明白对方在说什么,这样就不会有怀疑的余地。

软技能2:保密

每天,人力资源团队都要处理与员工和业务有关的机密事宜。应酌情处理员工薪酬和个人数据(如病史)等敏感信息。

如果没有这种技能,你可能会让员工处于一个不舒服的位置。专业是非常重要的。由于人力资源人员可以接触到公司的信息,如工资、预算和聘书,他们避免将这些信息透露给第三方是很重要的。

如何提高保密技能

以下是你可以采取的一些步骤来证明你的保密性:

提前制定你的隐私政策

作为一个人力资源人员,完全透明是你的职责。与你共事的员工了解你的隐私政策是很重要的——包括哪些信息是保密的,哪些信息是你必须分享的,以及与谁分享。

您应该将您的隐私政策显示在一个容易看到的地方。除此之外,在员工第一次访问时,亲自与他们了解一下隐私政策。向他们解释,即使没有他们的同意,法律或公司政策也会要求你分享信息。这将在双方之间建立信任。

隔音的你的办公室

提高保密性的最好方法之一是在你的办公室隔音。这将确保没有人会有意或无意地偷听你们的谈话。

如果你的公司不能为你的办公室完全隔音,你可以使用背景音乐播放器或白噪音机。把这台机器放在你办公室等候区外面。这样一来,办公室外的人就很难听到办公室里的对话了。

保护你的记录

你把记录放在哪里?最重要的是,谁能看到这些记录。你的记录可以作为一种参考,也可以保护你自己。

如果你使用档案系统,确保你把它放在一个上锁的柜子里。控制这个柜子的入口。另外,确保你的电脑有密码保护。

软技能3:组织能力

人力资源团队在一个组织中有很多职责。它们的功能不仅限于招聘、员工关系、绩效评估,以及员工培训。为了有效地完成这些任务,有一个系统是很重要的。这就是组织技能发挥作用的地方。

有条有理能减少犯错的机会,也能提高工作效率。例如,你应该为公司的每个角色制定一份标准的员工培训手册。这样,你就不必为每个新员工制定培训计划。

如何提高你的组织能力

以下是一些可以帮助你提高组织技能的步骤:

制定一个时间表

为了提高效率,把你当天所有的任务都列出来,给每一项任务规定一个完成的时间。这将确保你在截止日期前完成所有任务,并且不会忽视任何任务。

建立归档制度

即使您的大多数文件可能是数字格式的,您也需要轻松地识别存储所有文件的位置。如果你的文件没有被标记或存储在正确的文件夹中,你将浪费宝贵的时间寻找错位的项目。

减少干扰

当工作中有很多中断和干扰时,你可以浪费很多时间。即使您创建了一个时间表,如果您经常被分心,您将无法保持对此。简单的步骤,如关闭您的个人手机并关闭办公室门可以帮助最小化中断。

组织你的工作

你需要组织你的工作这样你才能更有效率。如果每件事都在正确的地方,你会更快地完成事情。杂物越少,你的效率就越高。

软技能4:团队精神

一个组织是由不同性格的人组成的。作为一名人力资源经理,你必须具有团队精神,才能保持员工之间的平衡。当员工在某些任务上需要帮助时,他们应该很乐意来找你。

组织需要雇员合作,以满足其业务目标。人力资源可以通过参与组织团队的组织方式直接支持员工之间的更好的团队工作。

如何成为一名团队合作者

用你的长处

你知道你最擅长什么吗?

也许你很擅长激励别人完成工作。或者你擅长解决分歧或创建可行的工作流程。找出自己的独特优势,为团队做出有意义的贡献。

作为一名人力资源经理,你可以在团队中担任以下任何一种角色:

  • 团队员工-确保团队合作的人。
  • 协调员-承担传统团队领导角色的人。
  • 塑造者-挑战/激励团队进步的人。
  • 实现者-把事情做好的人。
  • Completer-Finishers-看到项目彻底完成的人。

理解团队的目标

大多数时候,当一个团队不能实现它的目标时,是因为缺乏对团队目标的理解。要成为一名优秀的团队成员,你需要了解团队的目标。

问这样重要的问题:

  • 我们为什么在这里?
  • 谁负责这个团队,并执行他们的想法?
  • 最后期限是什么时候?
  • 我们的预算是多少?
  • 我们在这个团队中的角色和任务是什么?
  • 我们什么时候见面?

通过指定这些细节,您将了解您的角色是什么,以及如何成为一个更好的团队成员。

软技能# 5:跨文化敏感度

作为一名人力资源专家,你需要表现出愿意学习和欣赏文化多样性给你的组织带来的东西。随着工作场所变得越来越多样化,你对其他文化变得敏感是很重要的。

首先,文化意识意味着知道它们是不同的文化——基于宗教、种族、民族和其他因素。文化敏感性是在工作场所接受多样性。

文化敏感性也可以称为文化能力。它是与来自不同文化背景的人一起有效工作的能力。

如何提高你的文化敏感度

下面这些步骤可以帮助你变得对文化更加敏感:

参加全球培训

你需要建立不同文化的知识。参加全球培训,让你了解不同的文化和他们的实践。参加一些课程,帮助你学习如何在一个日益多样化的工作场所工作。

养成好习惯

无论你在哪里或与谁交谈,养成良好的礼貌是很重要的。与人交谈时要有礼貌和尊重。在一些国家,说“请”和“谢谢”是商务交谈中很重要的一部分。养成良好的礼貌可以确保你有一个促进生产力和成长的和平的工作环境。

庆祝传统节日、食物和节日

在适当的时候,你应该赞美工作场所员工的文化。这将向他们表明你认可并接受他们的文化。

软技能6:积极主动

人力资源是连接员工和雇主的纽带。积极主动会帮助你发现潜在的问题并在事态升级前处理好。作为人力资源经理,积极主动地履行职责总比被动地应对要好。

“未雨绸缪”的意思是预测可能发生的情况,提前准备,提前行动,而不是只在问题出现时才做出反应。它将帮助你以一种能为组织带来最大价值的方式规划你的任务。

如何更积极主动

迅速处理请求和投诉

你需要处理请求和投诉。这不仅对员工的满意度至关重要,还能帮助你发现问题,并迅速制定适当的解决方案。

要做到这一点,您需要首先了解请求是什么(积极倾听),如何处理请求,以及遵守请求所需的资源。

在处理投诉时,你需要尊重每个人。不要不屑一顾。相反,要礼貌、真诚,并对他们需要做什么提供明确的指示。

预测问题

你需要提前思考,预见问题及其解决方案。预测问题的一种方法是对组织中的员工进行调查,以发现过去被忽视的问题领域。你也可以通过阅读书籍或博客来预测问题听播客你所在行业的类似企业。

代理反馈

收集反馈是一回事,根据反馈采取行动是另一回事。你需要反思你收到的反馈,并采取行动。根据你得到的反馈,你应该回答以下问题:

  • 我做对了什么?
  • 哪些方面需要改进?
  • 我应该执行哪些新操作?
  • 我应该停止做什么?

认真对待你收到的反馈会让你更有效率,更积极主动。

软技能7:适应性

组织中可能会发生计划外的变化,从而影响人力资源团队的进度。为了能够适应这些不可预测的变化,人力资源团队成员需要发展这种技能。

重要的是,HR团队要知道什么时候该修改公司政策,创建新的政策,以及如何帮助员工理解这些政策。

他们还需要预测组织中某些变化的需求。例如,随着业务的增长和扩大,人力资源的作用是为员工设计方案和培训,使他们能够跟上业务的增长。

如何提高你的适应能力

监控业务增长

你需要跟踪影响组织的关键指标.您需要监视正在工作的业务领域和需要改进的方面。例如,你的公司可能需要雇佣新的网络开发人员来促进公司的发展。但如果你没有监控,你就会意识到这一点。

网络

定期与行业领袖和其他人力资源人员建立联系。通过这种方式,你可以密切关注最新的趋势,并确定影响你所在行业的常见问题。

倾听员工的观点

你应该积极主动询问员工的意见以及如何发展业务的想法。通过与员工交谈,你可能会发现一些需要做出改变的地方。例如,如果员工抱怨公司的某项政策,可能就值得修改它。

软技能让你成为一个更好的人力资源人员

软技能让你成为一个优秀的人力资源人员。虽然你的硬技能可能会让你得到这份工作,但让你保住这份工作的是你的软技能。您需要有意识地努力开发本文中提到的技能。

好消息是,即使软技能通常是与生俱来的,你也可以通过学习来发展这些特性。

关键是明智地练习每个技能,直到他们是你的一部分。学习软技能的最佳部分是他们不仅让你成为一个更好的人力资源人员,它也会让你成为一个更好的人。软技能的影响超出了工作场所,并影响您的个人生活。

你会先练习哪项技能?你认为其中一些比其他的更容易学吗?

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不可思议的Aham-adi是一个自由撰稿人和内容营销者。他曾在Social Media Examiner、VWO和OnCrawl等顶级博客上发表文章。他教人们如何去做开始一个有利可图的博客提高生产力,并使用可操作的营销策略发展品牌。

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